Politique de confidentialité 2020 – Hazelview Property Services Inc.

Introduction
La présente politique de confidentialité (la « Politique ») décrit les pratiques d’Hazelview Property Services Inc. (« Hazelview ») en matière de collecte, d’utilisation et de divulgation des renseignements personnels (comme définis ci-dessous) par Propriétés Hazelview. À Hazelview, nous nous engageons à protéger votre vie privée à l’aide de pratiques qui limitent la collecte, l’utilisation et la divulgation des Renseignements personnels à ce qui est nécessaire pour atteindre le but recherché, y compris en ce qui a trait aux demandes de location, aux approbations de location et à l’administration de votre résidence. Cette Politique a été créée pour vous informer de notre engagement à protéger vos Renseignements personnels; elle est fondée sur les principes généraux figurant à l’annexe 1 de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques du gouvernement fédéral.

Définition du terme « Renseignements personnels »
Les Renseignements personnels comprennent tout renseignement concernant une personne identifiable. Voici quelques exemples de Renseignements personnels qu’Hazelview peut vous demander de lui fournir :

• Nom
• Âge
• Genre
• Adresse personnelle
• Numéro de téléphone
• Situation familiale
• Revenu
• Permis de conduire (ou autres pièces d’identité)
• Détails relatifs à votre emploi
• Personnes à joindre en cas d’urgence

But de la collecte et de l’utilisation de vos Renseignements personnels
Hazelview recueille des Renseignements personnels auprès des personnes qui font une demande de location, ainsi qu’auprès de ses résidents et garants titulaires de baux. Hazelview utilise ces Renseignements personnels dans le cadre des services demandés et/ou fournis, notamment : (i) pour déterminer votre admissibilité à un bail; et (ii) pour procéder à l’administration continue de votre bail et des obligations qui s’y rattachent. Parmi les exemples de façons dont vos Renseignements personnels pourraient être utilisés, citons : la divulgation desdits Renseignements à tout co-résident ou garant; la confirmation de votre revenu; la transmission de ces Renseignements à des agences d’évaluation du crédit ou des sociétés de recouvrement; la communication avec les personnes indiquées dans les documents qui nous sont remis; la communication avec vous en cas de situation qui touche votre résidence; la communication avec vous au sujet de l’administration de votre bail ou de votre résidence; et la transmission de vos Renseignements à des entreprises de services publics et autres tiers qui fournissent aux résidents des services publics ou des services d’autres types dont votre logement est doté.

Hazelview peut également divulguer vos Renseignements personnels lorsque nécessaire dans le cadre de l’exercice de ses activités commerciales, y compris lors de la disposition de votre édifice, de la cession de votre convention de bail, de l’obtention de financement, ainsi qu’au besoin ou dans toute situation permise par la loi en vigueur. Dans toutes les circonstances susmentionnées, Hazelview exigera de l’entité qui recevra vos Renseignements personnels de les garder confidentiels et de les utiliser uniquement dans la mesure permise par la loi.

Consentement à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation de vos Renseignements personnels
Pour qu’Hazelview recueille, utilise ou divulgue vos Renseignements personnels, vous devez en avoir été avisé et y avoir consenti. À certains moments, votre consentement à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation de vos Renseignements personnels pourrait être déduit de façon implicite en fonction de la manière dont ces Renseignements personnels ont été recueillis. Par exemple, lorsque vous nous fournissez vos Renseignements personnels en ce qui a trait à un bail, vous consentez implicitement à ce qu’Hazelview recueille, utilise et divulgue lesdits Renseignements personnels de la manière nécessaire pour déterminer votre admissibilité au bail et pour administrer votre bail, comme décrit plus en détail dans le paragraphe ci-dessus. Vous pouvez également donner votre consentement de façon explicite. Si Hazelview recueille, utilise ou divulgue des Renseignements personnels à des fins autres que celles décrites précédemment, avant la collecte, l’utilisation et/ou la divulgation desdits Renseignements personnels, à moins que la loi n’exige cette divulgation, Hazelview vous informera de ces collecte, utilisation et/ou divulgation et obtiendra votre consentement au préalable. Si nous prévoyons d’utiliser et/ou de divulguer, à une nouvelle fin qui n’est pas autorisée en vertu des lois applicables, des Renseignements personnels que nous avons déjà recueillis, nous obtiendrons toujours votre consentement avant d’utiliser et/ou de divulguer ces Renseignements à cette nouvelle fin.

La loi prévoit certains cas où Hazelview pourrait avoir ou non l’obligation de recueillir, utiliser ou divulguer vos Renseignements personnels sans que vous en ayez été informé ou sans que vous nous ayez fourni votre consentement. Par exemple, il peut arriver qu’Hazelview divulgue vos Renseignements personnels pour se conformer à une assignation à témoigner ou à l’ordonnance d’un tribunal.

Vous pouvez toujours choisir de ne pas fournir vos Renseignements personnels à Hazelview. Toutefois, si vous choisissez de ne pas nous fournir vos Renseignements personnels, cette situation pourrait avoir une incidence sur notre capacité à vous offrir des services ou à répondre à vos besoins.

Conservation de vos Renseignements personnels
Hazelview conservera vos Renseignements personnels aussi longtemps qu’il lui sera nécessaire pour répondre au but dans lequel ils avaient été recueillis et pour se conformer aux lois applicables. Lorsque les Renseignements personnels ne sont plus nécessaires, que ce soit pour répondre au but dans lequel ils avaient été recueillis ou pour se conformer à toute loi en vigueur, ces Renseignements personnels seront détruits, supprimés ou rendus anonymes conformément aux politiques d’Hazelview en matière de conservation et de destruction de documents en vigueur au moment pertinent. Vous pouvez révoquer votre consentement à la collecte, l’utilisation ou la divulgation de vos Renseignements personnels conformément à toute loi en vigueur et comme Hazelview pourrait l’exiger dans le cadre de toute obligation juridique à laquelle elle s’est précédemment soumise.

Protection de vos Renseignements personnels
Hazelview protégera vos Renseignements personnels en fonction du degré de sensibilité desdits Renseignements et de façon appropriée pour ce degré de sensibilité. La gestion que nous ferons de vos Renseignements personnels respectera leur nature confidentielle en tout temps, du moment de leur collecte jusqu’à leur élimination ou destruction définitives.

Accès à vos Renseignements personnels
Vous pouvez demander l’accès à vos Renseignements personnels en la possession d’Hazelview en communiquant par écrit au directeur de la conformité. Nous répondrons à toute demande d’accès dans les trente (30) jours suivant la réception de la demande. Vous pouvez faire parvenir toute question au sujet de la demande d’accès à vos Renseignements personnels au directeur de la conformité. Nous vous demandons de nous fournir tout mise à jour ou changement si vos Renseignements personnels sont erronés ou incomplets.

Responsabilité de la conformité à notre Politique de confidentialité
Le Président de Propriétés Hazelview est responsable de la surveillance de la conformité d’Hazelview à la présente Politique. Il est possible de le joindre à l’adresse suivante : 1133, Yonge Street, Toronto (Ontario)  M4T 2Y7.

Si vous avez des questions au sujet des Renseignements personnels à votre sujet que nous avons en notre possession, ou sur tout autre aspect de nos politiques de confidentialité, veuillez joindre l’agent de protection de la vie privée de Propriétés Hazelview au [email protected].